こんにちは！
あなたは常に時間に追われているような感覚に落ちたことがありませんか？
特に仕事は何をやっても終わらない……
あれもやらなきゃいけない、これもやらなきゃいけない、締切が…！ 期日が…！
そんなふうに仕事を進めていませんか？
今回はそんな悩みを解決する方法「意識するだけで変わる！？タイムマネジメント表の作り方と手帳の活用術」についてご紹介します。
タイムマネジメントとは
タイムマネジメントとは、1日24時間という限られた時間を有効的に活用するために必要な考え方で、「時間を管理する」のではなく「仕事をコントロールする」ということが重要です。
タイムマネジメントは、マネジメントの対象は時間でなく「行動」と「意識」にあります。
「時間そのもの」というより、時間あたりに費やす「業務行動」に対する工夫です。そのため、「時間あたりの生産性を向上させること」がタイムマネジメントの目的とも言えます。
例えば、以下のような生産性の向上が考えられます。
時間の使い方を工夫することで、同じ所要時間で2倍の成果、同じ成果なら半分の時間で完了するといった生産性の向上を目指すものです。
タイムマネジメントの必要性
あなたは仕事をする時日々業務に追われていることでしょう。
仕事だけではありません。プライベート。いえ、人生そのものに時間に追われてストレスを感じてしまっているのではないでしょうか？
タイムマネジメントはそんな状況を改善するために必要な考え方でしょう。
タイムマネジメントには下記のような６つを実施することで、さまざまなメリットが得られます。
１.効率的な作業
タイムマネジメントを行うことで、作業を効率化することができます。
優先順位を設定し、時間を適切に配分することで、重要なタスクに集中することができ、作業の効率を上げることができ、生産性の向上につながります。
２.目標達成
作業を効率化すること以外にも、目標達成に向けた効果的な取り組みを実施することが可能になります。
タイムマネジメントには、目標を明確にし、それに向かって進むための具体的なステップを踏むこと方法も含まれるため、目標を達成することができるでしょう。
３.ストレス軽減
タイムマネジメントを行うことで、時間のプレッシャーや急な締切によるストレスを軽減することができます。
具体的な方法はのちに述べますが、計画的に作業を進めることで、余裕のあるスケジュールを作ることができ、タスクに取り組む余裕が生まれるのです。
４.優先順位の明確化
効率的な作業でも述べましたが、タイムマネジメントは、優先順位を明確にするための重要な手段も含まれます。
優先順位を明確にし、重要なタスクを優先して取り組むことで、時間の浪費や無駄な活動を減らし、大切なことに集中することができるのです。
５.ワークライフバランスの確保
タイムマネジメントを適切に行うことで、仕事とプライベートの時間をバランスよく配分することができます。
時間を有効に使い、十分な休息やリラックスの時間を確保することで、健康な生活を維持することができるのです。
６.チャンスの最大化
タイムマネジメントは、新たなチャンスや挑戦に対応するための準備をする手段でもあります。
時間を有効活用することで、新しいプロジェクトや学習の機会に取り組む余裕が生まれ、成長や成功への道を開くことができるのです。
以上のようにタイムマネジメントを行うことによって、個人や組織のさまざまな利益を得ることができるのです。
タイムマネジメントで意識するべきこと
タイムマネジメントで意識するべきことは主に４つあげられます。
- 日々の仕事の「見える化」から始める
- 重要度の低い仕事は「捨てる」「任せる」「効率化」する
- 今の仕事を高いレベルで行うために必要なことに時間を使う
- 目的は、仕事の生産性を向上させ、最終的に「成果を上げること」
これらを意識することで仕事の生産性を向上することができ、成果を上げられるようになっていきます。
タイムマネジメントの手順
1.目標の設定
まず、達成したい目標を明確に設定します。
目標は「SMART原則」に則ったものであることが重要です。
SMART原則とは
SMART原則とは以下の要素で成り立っています。
- S – Specific（具体的）……何を達成するのか、具体的な行動や結果が明確になっていること。
- M – Measurable（計測可能）……進捗や達成度を数値や具体的なデータで測ることができること。
- A – Achievable（達成可能）……リソースや制約条件を考慮し、目標を達成するために必要な手段や能力が備わっていること。
- R – Relevant（関連性）……目標が組織や個人のビジョンや戦略に合致しており、重要な結果や影響をもたらすこと。
- T – Time-bound（時間指定）……具体的な期限や期間を設定し、目標を達成するための時間制約を明確にすること。
このSMARTの要素を組み合わせることで、明確で実現可能な目標を設定し、効果的なプランニングや進捗管理を行うことができるのです。
SMART原則を使った具体例
例えば、「商品をたくさん売る」という目標を掲げたとします。
SMARTの原則に合わせると以下のようになります。
Specific（具体的な）：目標が具体的か?
商品Aを売る
Measurable（測定可能な）：達成度を測れる目標か?
1,000個売る
Achievable（実現可能な）：達成可能な目標か?
先月800個売れたので、おそらく達成可能
Relevant（関連した）：目標の達成が自分の利益につながるか?
1,000個売れたら、インセンティブがもらえる
Time-bound（期限を定めた）：期限が設定されている目標か?
来月までに売る
上記のように設定して明確になった結果の目標設定は「来月までに、商品Aを1,000個売る」です。
このように具体的な目標を設定することがタイムマネジメントでは必要なことです。
2.タスクの洗い出し
達成したい目標に向けて、必要なタスクを洗い出します。
目標を達成するための具体的な行動やステップを考えましょう。
タスクの洗い出しの具体例
例えば、
- メールの確認と返信
- 朝のメールチェックと重要なタスクの特定
- プレゼンテーションの準備と練習
- データの分析とレポート作成
- 部下の進捗状況のフォローアップ
- 予算の作成と見直し
- スケジュールの調整と予定の再確認
- 会議の参加と議事録の作成
- プロジェクトCのデリバリーの準備
- クライアントミーティングのセットアップと準備
など、箇条書きに書き出してください。
3.優先順位の設定
次に、洗い出したタスクに優先順位をつけます。
重要度や緊急度に基づいて、タスクを「優先順位付け」しましょう！
優先順位は４つの部類に分けることができます。
第１領域 重要度（高い）緊急性（高い）
- 締め切りのある仕事
- 大事な人との急な約束
- 病気や災害
第２領域 重要度（高い）緊急性（低い）
- 人間関係づくり
- 仕事や勉強の準備や計画
- 健康維持や自己啓発
第３領域 重要度（低い）緊急性（高い）
- 日々の電話や会議、報告書
- 重要でないメールへの返信
- 突然の来客対応
第４領域 重要度（低い）緊急性（低い）
- 待ち時間
- テレビやネットを見続ける
- だらだらとゲームや携帯電話を使う
下記の画像を参考にすると優先順位が明確になっていくでしょう。
優先順位の具体例
洗い出したタスクに優先順位を付けるなら下記のようになるでしょう。
第２領域 重要度（高い）緊急性（低い）
部下の進捗状況のフォローアップ
朝のメールチェックと重要なタスクの特定
プロジェクトCのデリバリーの準備
クライアントミーティングのセットアップと準備
スケジュールの調整と予定の再確認
プレゼンテーションの準備と練習
第３領域 重要度（低い）緊急性（高い）
予算の作成と見直し
メールの確認と返信
会議の参加と議事録の作成
データの分析とレポート作成
4.スケジュールの作成
予定表やカレンダーを使用して、タスクや活動をスケジュールに反映させます。
目標を達成するために必要な時間を計画的に割り当てることが重要です。
そうすることで、次の行動に移すことができます。
5.タスクの実行
スケジュールに従ってタスクを実行します。
予定通りに進むように努力する必要がありますが、予期せぬ変更や優先事項の変更にも柔軟に対応する必要があります。
6.ディストラクションの管理
ディストラクションとは、注意を散漫にするという意味があります。
電子メール、ソーシャルメディア、他の人からの依頼など、ディストラクションによる時間の浪費を最小限に抑えるための方法を見つけましょう。
集中力を高め、作業効率を向上させるために、必要な場合は通知のオフや集中できる環境の作成を検討します。
7.進捗のモニタリング
タスクの進捗状況を定期的に確認しましょう。
予定通りに進んでいるかどうかを把握し、必要に応じて調整や優先順位の再評価を行います。
8.反省と改善
実施したタイムマネジメントの方法やスケジュールを振り返りましょう。
効果的だった点と改善できる点を見つけ、次回に生かすためのアクションを考えます。
タイムマネジメントツールの活用術
1日の表の作り方と活用術
タイムマネジメントの表は作成するのであれば、ドキュメントやスプレットシートを活用するといいでしょう。
先に説明させていただいた「タイムマネジメントの手順」のようにまずは目標を立てる必要があります。なので、下記の要素を入れていきましょう。
- 1日の目標が書けるような欄を作る
- ToDoリストのが書ける欄を作る（タスクの洗い出し）
- ToDoリストの中で優先順位が分かるように欄を作る（優先順位の設定）
- 時間ごとに設けた欄を作る（スケジュールの作成とタスクの実行の記録）
- 反省と改善などを書き出す欄
- 最後に次回の予定を書けるような欄を作る
表を作成したら、ToDoリストが書けるような欄には✓が打てるような工夫をしてみると、何ができていなくて、何ができているのかを確認することができるでしょう。
これは「進捗のモニタリング」としては非常に役に立つでしょう。
上記の内容をもとに実際に作成すると下記のようになります。ぜひ参考にしてみてください。
メモ帳の活用術
メモ帳はどこへでも携帯でき、アイデアやメモなどを素早く書き留めることができる優れたツールです。
メモ帳にはタイプが２つあります。
「電子版」のメモ帳と「紙」のメモ帳の２つのタイプです。
「電子版」では、スマートフォンやタブレットのメモ帳アプリでは手書き入力やキー入力ができるものが多くあります。
様々なアプリを使用することで、手書きのメモの整理や写真撮影をしたり、備忘録を音声やメモで記録したりすることができます。新しい技術に抵抗がなければ、スマートフォンやタブレットで使えるようなアプリが効果的と言えましょう。
そして、デバイスを複数使っているのであれば、同期を行うといいでしょう。同期を行わない場合と行った場合では情報を整理する利便性が違います。より効果的に電子版のメモ帳を活用するには他のデバイスでも同期出るようにするといいでしょう。
また、「紙」のメモ帳の感触や使い勝手を好む人もいます。
ポケットに入れられるほどのサイズのメモ帳であれば、ポケットに入れていつでも携帯できて必要な時に取り出すことができて便利でしょう。
どのようなメモ帳を使用する場合でも、メモ帳に情報を集める際の効果的な活用法があります。
１つ目は、作業項目を明確に示すことです。
メモ帳には「単なる情報」と作業が必要な「未処理のタスク」が混在します。記号を使用して「単なる情報」と「未処理のタスク」の区別をしましょう。
２つ目は、「紙」のメモ帳を使用している場合です。
戻った時に内容が書かれたメモ帳のページを全て切り取って真っさらの状態に戻しましょう。 そして、切り取ったページを未決箱に入れます。 この方法であれば、メモ帳をめくらなくてもすべての作業項目がわかります。 また、メモ帳を毎日白紙の状態にリセットできので、 マルチタスクの回避に役立ちます。こうすることで、以前メモした内容の他の未処理のメモに気をとられることはないでしょう。
３つ目は、「電子版」のメモ帳を使用している場合です。
処理をしたらその作業項目を別のそれぞれフォルダに移動するといいでしょう。そうすることで、未処理と処理したものを区別することができます。
手帳の活用術
手帳を使うのであれば、「スケージュール管理」だけに活用することが多いと思います。しかし、手帳はスケジュール管理の他にも有効的に活用する方法があります。
では、スケジュール以外に何を書けばいいというのでしょうか？
それは下記の項目を意識して書くといいでしょう。
- 目的や目標
- 計画
- 実行した行動
- 振り返り
- 改善点
そうすることで、仕事が要領よく進むだけでなく、仕事の本来の目的を見失うことなく質のいい仕事ができるようになります。手帳に思考や行動を書いて整理してみましょう。
大変そうだと思っていますか？
難しく考えずに、まずは少しだけ書くところから始めてみましょう。
それだけで、見えてくるものがあり、仕事や今後の行動に変化が出てくることでしょう。
書き方① 目標・目的を書こう
手帳の１ページ目に目的や目標を書いてみましょう。直接書くのに抵抗がある場合は付箋を使用してみるのもいいでしょう。
タイムマネジメントの手順で「1.目標の設定」をご紹介しました。その設定した目標を手帳に書いてみるといいでしょう。そうすることで、常に自分は何のために仕事をしているのか、行動しているのかを考えながら進めることができます。
書き方② TODOリストを書いてみよう
タイムマネジメントの手順でもご紹介しました「2.タスクの洗い出し」を手帳のメモの欄に箇条書きに書いてみましょう。これがTODOリストになります。
そして、「3.優先順位の設定」でも申し上げましたが、そのリストに優先順位を付けてみましょう。
直接手帳に書くのが嫌な方は手帳に使える小さな付箋を使用して、TODOリストを書いていくといいでしょう。付箋は貼ったりはがしたりすることができるので、優先順位を設定する時の簡単に割り振りをすることができます。
上手く書く必要は割りません。とにかく書き出してみることが大事です。
書き方③ 計画を立てよう
次に計画を立てましょう。計画を立てることはとても重要です。
無計画の場合は、その時次第で仕事をこなせたとしても、時間をめいっぱい使ってしまったり、スキルアップのための時間がなかなか生み出せないものです。
計画を立てることで、期限を設定すると最短距離で動く努力ができます。そして、スキルアップのための時間も前もって設定できるでしょう。
手帳を使って、最初に設定した「目標」や「目的」を「予定」レベルに落とし込んでいきましょう。そうすることで、そのために何の仕事をすればいいか実際に行動に移すところまで考えられるようになります。
時間は有限です。時間には限りがあります。仕事では、その時間を有効に活用できるか否かで仕事スキルに差がつくことでしょう。
例え、人から頼まれた仕事に期限がなかったとしても、必ず自分で期限を設定するようにしましょう。期限を設定することでそれがモチベーションとなり、実際の行動につなげることができます。
書き方④ 進捗を確認しよう
書いただけではいけません。
計画を立てて、実際に実行に移したとしても、手帳に書いた目標や目的、TODOリスト、計画表は随時確認しながら仕事をしていきましょう。
随時確認して仕事をすることは全体の把握、進捗の把握につながります。多忙な業務中でも、今している仕事の本来の目的を見失わずに進めることで、今この仕事をするべきなのか？このまま進めていいのか？など、本質が見えてくることがあります。
無駄な時間を省いたり、要領よく仕事をこなすことができるのです。
書き方⑤ 振り返りと改善をしょう
仕事ではどうしても失敗してしまうことがあるでしょう。その失敗も後悔だけで終わらせるのではなく、反省や改善案を書き出してみましょう。
次どうするか、具体的に考えて、落とし込み、実行に移す。この繰り返しが大事なのです。
手帳で振り返り、反省点を掲げ、次にどうすればいいのか改善案を考え、それを次の業務や予定に落とし込んでいきます。後は、それを実際に繰り返し実行していくのです。
そのように手帳を活用すれば、同じ失敗を繰り返すことも減り、良い方向へどんどん進んでいくことでしょう。
最後に
いかがだったでしょうか？
タイムマネジメントは時間管理というよりも行動を管理するための術と言えます。
そして、表やメモ帳、手帳などを使用して、実際に自分の仕事をタイムマネジメントしてみるといいですね。
または、仕事だけでなくプライベートでも活用してみるとより良い人生を歩むことができるかもしれません。
自分の成長のため、限りある時間を有効活用することができるタイムマネジメントの手法をぜひ試してみてください。
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