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作業スピードの遅い人の特徴と仕事を要領をよくする4つの方法

 2018/09/17 人材育成
この記事は約 13 分で読めます。

    仕事に対して、やる気はあるのに、結果が出ない…

    作業スピードが遅い…。

     

    こんなお悩みをお持ちの方々も少なくありません。

     

    まずは、初めに結論をお伝えします。

     

    仕事を要領よくスピーディにこなすためには

    まずは、作業スピードが遅いという時間にフォーカスするのではなく、作業の無駄がないかを見直すことが重要となります。

     

    例えば、ひとつの仕事をこなすために、5つの工程を踏む人と、3つの工程を踏む人とでは、それぞれ工程内容に違いがあったにせよ、工程数が少ない分、作業を簡略化してスピーディに行える可能性は高くなると言えます。

     

    今回は、仕事を要領よくこなすために作業スピードを高める方法について、様々な視点から深堀して、作業の無駄を見つけ方、作業効率を高める具体的な方法も説明していきたいと思います。

     

    要領をよくするメリット

    仕事、作業を早くしたいと思うには、もちろん目的あってのこと。

     

    目的は個人によっては異なってはきますが、仕事において作業を要領よくこなすことで得られるであろうメリットはこの3つに集約されるのではないでしょうか?

     

    • 昇進が期待できる
    • 仕事を任せてもらえる
    • 自由な時間を作れる

     

    それぞれ、補足していきます。

     

    昇進が期待できる

     

     

     

     

     

     

    実績を出し続ける人は、当然、評価も高く、昇進にもつながります。
    実績を出し続ける人たちの共通する特徴についてみていきたいと思います。

     

    特徴の中で顕著なのが、「スピード」です。

    そう、仕事の早い人です。

     

    ちなみにですが、仕事ができる人は、失敗をしない人と思っている方もいるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

    見えないだけで、たくさん失敗しているはずです。

     

    仕事に限らず、すべてのことに共通する部分でもありますが、結局、どれだけたくさんの経験をしたのか?だと思います。

     

    これは、成功者と呼ばれる多くがこのようなことを言われているので、間違いのない事実だと言えるのではないでしょうか?

     

    みなさんも、一度は目にしたことがあると思います。

    かのトーマスエジソンが残した名言には、経験の重要性を示した名言がたくさんります。

     

    私たちの最大の弱点は諦めることにある。
    成功するのに最も確実な方法は、常にもう一回だけ試してみることだ。

     

    ほとんどすべての人間は、もうこれ以上アイデアを考えるのは不可能だというところまで行きつき、そこでやる気をなくしてしまう。勝負はそこからだというのに。

     

    もちろん、生まれつきの能力の問題もまったく無視はできない。
    それでもやはり、これはおまけみたいなものだ。
    絶え間なく、粘り強く努力する。
    これこそ何よりも重要な資質であり、成功の要といえる。

     

     

    営業を例に考えてみてください。

    トップセールスマンは、成約率が極端に高いわけではありません。

    その成績の裏には、圧倒的な数の訪問をこなしてきているはずです。

     

    だから、ヒットの数も多くなるのです。

     

    もちろん、ただ、数をこなせばよいというわけではありません。

    たくさんの訪問から得た経験により、だんだんと要領を掴んで、より確度の高い仕事、つまり成約を勝ち取っているのです。

     

    要は、限られた時間の中で、いかにたくさんの経験。つまり、作業をするか、から始めるということだと思います。

    そして、ひとつずつ、不要なものを省き、必勝パターンを見つけ出すのです。

     

    そんな必勝パターンを持っている人は、他の人たちからみたら、あの人は何をやらせても早いし的確。デキる人と思われるんですね。

     

    重要なことなので、繰り返します。

    どんな人でも、成功をしているその裏には、その何倍、何十倍も失敗をしているのです。

     

    作詞家、プロデューサーの秋元康もこんなことを言っています。

    僕のことを、何でも成功させるヒットメーカーのように思われている方がいらっしゃいますが、決してそんなことはありません。その裏には、数えきれないほどのたくさんの失敗をしてきています。失敗というのは、世に知られなかったから失敗となったわけで、つまり、僕が失敗したことなんて、誰も知らないんです。

     

    仕事を任せてもらえる

     

     

     

     

     

     

    仕事のできる人は、一見、何事もスマートかつ、スピーディに仕事をテキパキこなしている印象を与えますが、そんな人たちも、どろくさい作業をたくさんしてきたはずです。

     

    そして、そんな作業の中から、自分なりの必勝パターンを見つけ出したのだと思います。

    もしもあなたが、今、仕事が遅い、成績が伸びないと悩まれているのであれば、まずは、可能な限り作業量を増やしてみることも、お勧めします。

     

    そして、その中から無駄なものを一個ずつ、取り除いていってみてください。

    無駄かどうかは、やってみないと分からない部分もあります。

     

    無駄をひとつ見つけたら、また成功に一歩近づいた、と思うくらいの心持ちで、日々チャレンジしていくことです。

     

    充実した生活を送れる

     

     

     

     

     

     

    仕事ができる人たちは、プライベートも充実している傾向にあるようです。

     

    これは、単純に仕事のスピードが速く、自由な時間も増えるといったことだけではなく、精神的充実によるところも大きく影響しているのではないでしょうか?

     

    最近、ライフワークバランスとい言葉をよく耳にしますが、まさしく仕事とプライベートとのバランス。

    このふたつが相まって、初めてライフワークバランスの充実、豊かさが得られるということですね。

     

     

    作業スピードが遅い人の特徴

    次に、作業スピードが遅くなってしまう方たちの特徴を見ていきたいと思います。

    もしも、当てはまる項目がありましたら、注意してみてください。

     

    作業スピードが遅い方の特徴は以下の通りです⇓

    • 時間の配分が下手
    • 仕事が無駄に丁寧
    • デスク周りがぐちゃぐちゃ
    • アウトプットをしない

     

    それそれ、補足説明をしてきます。

     

    時間の配分が下手

     

     

     

     

     

     

    時間配分が下手だという人たちは以下の特徴を持っている傾向にあります。

     

    • 中途半端にして他の業務に手を付ける
    • 優先順位が分かっていない
    • 面倒な仕事を後回しにする
    • 時間の区切りを決めていない

     

    効率が悪い人たちというのは、全体を見渡そうとせず、とにかく目の前の業務を順番に片付けようとします。

     

    そして、もうひとつの特徴として、時間をかけないようにと、マルチタスクで仕事を進めていこうという方もいらっしゃいますが、実は逆効果なのです。

     

    特別な能力を持っている人でない限り、マルチタスクが作業効率を落とすことは、さまざまな実験データより証明されています。

     

     

    仕事が無駄に丁寧

     

     

     

     

     

     

    実は、仕事が無駄に丁寧といった傾向の人たちは想像以上に多いようです。

    仕事効率の良い人たちから見ると、そういった人たちの作業には無駄が多く、イライラさせられます。

     

    与えられた仕事に対して、何を求められているのか?

    ここの常に、注意して見極めることが重要です。

     

    スピードなのか、正確性なのか、クオリティなのか…

     

    スピードを求められている作業に対して、丁寧すぎてスピード感のないことをすると、いくら正確であっても、「アイツは、仕事ができない、遅い」と思われてしまうのです。

     

    重要なことは、常に、全体を見渡して、優先順位をつけて、仕事をする習慣をつけることです。

    もしも、どうしても見極めが難しかったり、たくさんの作業を抱えている場合は、正直、聞くこともよいでしょうか。

     

    「この作業は、何時までに仕上げたらよいでしょうか?」

     

     

     

    デスク周りがぐちゃぐちゃ

     

     

     

     

     

     

    デスク周りが片付いていないことと、仕事ができないことと、一見して結びつかないように思いますが、単純に目的のものが見つけにくいといった話だけではありません。

     

    実は、片付けが苦手な人たちは、頭の中の整理も苦手だったりします。

     

    与えられた仕事を、どういった手順、工程で進めていったらよいのか?

    依頼主が何を求めているのか?

     

    彼らは、与えられた複数の仕事の時間配分などを、まとめるのは苦手なのです。

     

     

    アウトプットをしない

     

     

     

     

     

     

    作業が遅い人たちのもうひとつの特徴として、アウトプットをしないという傾向があります。

    これも、脳科学的にも証明されています。

     

    これも先ほどの、デスク周りの片付けが苦手という部分に共通しています。

    要するに、情報(物)をアウトプット(捨てる)ことができないのです。

     

    すると、脳内に出し切れてない不要な情報がどんどんとたまっていってしまい、不要な部分にメモリが消費され、結果として、脳内効率、作業効率を落としてしまうという結果に繋がってしまいます。

     

     

    仕事の作業効率をよくする方法

    次に、作業スピードが遅い原因を理解した上で、どうしたら作業効率を高められるのかを見ていきたいと思います。

     

    To Doリストを作る

     

    To Doリストとは、直訳すれば、するべきことを書き出したもの。となります。

    その日にやること全てを紙に書き出して、何時までに片付けるのかをメモします。

    自分や確認しやすい方法であれば、何でも構いません。

     

    ちなみに、今回のブログを書くときに使っているのはGoogleスプレッドシート。

    これもかなり便利で重宝しています。

     

    こんな感じですね。

     

     

     

     

     

     

     

     

    ブログの見出しを書きだして、終わるごとにチェックを入れていくだけなので簡単です。

     

    To Doリストを作ることのメリット

    やるべきことが目に見えて分りますし、何時までに何をするべきか期限を決めるので、その時間までにリスト(タスク)を完了しようと努めます。

     

    一番のメリットは、目に見えてタスクが完了したこと分かること。です。

    目に見えることで、仕事の進捗状況や、達成感、モチベーション維持にもつながります。

     

    実際にリスト化すればわかりますが、頭の中で進捗状況を把握するのと、目で確認するのとではまったく違いますので、ぜひおすすめします。

     

    完璧を目指さない

     

    仕事において、完璧を求めることは素晴らしいことでもあり、当然、目指すべきところでもあります。

    しかし、限られた時間の中で、すべてを完璧にこなすことは、難しく、スピードも遅くなります。

    仕事のデキる人たちは、仕事に優先順位をつけて、その仕事についての合格ラインを持っています。

     

    とはいっても、優先順位も、その合格ラインも人によって違えば、仕事によっても違ってきて当然です。

     

    では、どうしたらように考えたらよいでしょうか?

     

    まずは、ひとつのことに、こだわりすぎないこと。
    速さにこだわれば、ミスも多くなりますし、完璧さにこだわると、スピードが遅くなります。

     

    自分の中で、もうちょっとできる。といったところで、グッと押さえて、100点を目指したいところを、80点に抑える技術も、実は、大事なポイントとなります。

     

    一点集中よりも、平均を目指すこと。そつなくこなすことを常に、意識することが必要となってきます。

     

    とりあえずデスクを綺麗に!

     

     

     

     

     

    先ほどもお話した通り、

    デスク周りを掃除し、整然ときれいな状態に整えておけば、集中して仕事にとりかかれるようになれます。

    整った環境で仕事をすることで、作業効率も向上し、その結果、仕事のパフォーマンスのアップものぞめるわけです。

     

     

    実践してみる

    当然ながら、知識、情報を取り入れただけでは、成果にはつながりません。

    インプットは、アウトプットが前提となります。

     

    ここで、上手なインプットのコツを紹介します。

    まずは、目的を明確にして、アンテナを立てることです。

     

    目的を明確にしないまま、「何かいい情報ないかな?」といったインプットでは、偶然に出会うことができても、効率的ではありません。

     

    情報のアンテナ

    例えば、今度靴を買おうと思っているとすると、靴というアンテナが立ちます。

    すると、電車の中でも、靴のことを気にするようになります。

     

    人間の脳はかなり自分の都合の良いように出来ていて、見たい、取り入れたいと思ったことには、自然とアンテナを立てて、色んなところから情報を取り入れることがでる能力を持っています。

     

    この誰しもが持っている能力を最大限に活かすためにも、まずは、何のアンテナを立てたらよいのか?

    その目的を明確にしておくことです。

    そうすることで、思いもよらないところから色んな情報が入ってきます。

     

    ぜひ、この人間が本来もっている情報収集能力を活用してみてください。

     

    まとめ

    いかがでしたか?

    今回は、作業スピードが遅い人の特徴と
    仕事の要領をよくする方法
    というテーマでお話してきました。

     

    要領をよくするには、、、

    • To Doリストを作る
    • 完璧を目指さない(優先順位、合格ラインを作る)
    • デスクの整理をする
    • 目的を明確にして、情報アンテナを立てる

    この4つです。

    一見、手ごわそうと思える作業であっても、無駄を見つけ省き、どこを合格ラインに置くかを決めておけば、しっかりと道筋も立ち、どう作業していったらよいかが明確になります。

     

    ぜひ、今回お話したことを、取り組みやすいものからでもよいので、始めてみてください。

    どれも効果を感じられるものばかりなので、すぐに実感できると思います。

     

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