報連相がうまくできない原因は上司！？報連相の本当の目的と方法は？

From.羽田野哲平

名古屋の事務所より、、、

 

こんにちは、ニュースパイラルの羽田野です。

今日は、報連相についてお話をしようと思います。

 

僕はまぁ所謂スピード出世をしたので、新卒2年目から直属の部下を6人持つことになりました。何も知らない新入社員を一人前に仕事をできるようにするためには、本当に色んなことが必要になります。なかでも苦労したのはこれです。これを徹底させるってやっぱり難しかったです。

 

ですが、弊社には、上司と部下の関係を構築する専門家の先生もたくさんいるので、様々な方から教わった方法を今回ブログにまとめていきたいと思います。

 

実は、報連相がうまくできないのは部下ではなく、上司に原因があるのです。この本当の目的と方法についても今回のブログではまとめていきますね。

 

報連相とは？

まずは、この定義を改めてはっきりさせましょうか。

報連相とは、「報告」「連絡」「相談」の略です。それぞれの意味を整理すると、

報告：進捗、結果報告

報告とは、自分が取り組んでいる仕事の進捗や状況、結果を上司に伝えることです。これがないと、上司は依頼した仕事が今どんな状況なのかがわからないので、部下が困っていたとしても手助けしてあげることができません。

連絡：情報の共有

連絡とは、仕事の関係者に共有すべき情報を共有することです。追加の情報があることで、仕事の判断基準が大きく変わることがあります。なので、連絡がないと、仕事の取捨選択を大きく間違えてしまう可能性もあります。

相談：アドバイスを求める

相談とは、自分一人ではできないものについて、アドバイスや助けを求めることです。一人で悩んで結局できないでは仕事として何の価値もありませんよね。なので悩んだときにはすぐに相談できる関係にならなければいけません。

 

 

以上が、定義です。では、本当の目的はなにかご存知でしょうか？

 

報連相の本当の目的とは？

本当の目的は、ズバリ相手と共有することです。よく、報告すればいい、連絡すればいい、相談すればいいと思っている方がいますが、それは違います。あくまで相手に共有するためにやっているので、行動としてやっていたとしても「それ聞いてないよ」と言われるのであれば、できていないということになります。だからこそ、相手に正しく伝えることができる方法を身につけないといけません。

 

そして、共有するのはそれぞれ、

1. 報告＝”過去”の共有
2. 連絡＝”変化”の共有
3. 相談＝”問題”の共有

 

です。これを漏れなく正しくできる方法をにつけていきましょう。

 

報連相がうまくできない4つの原因

まず、うまくできないと悩む人には4つの原因があります。

 

報連相をしないことで起きる問題をイメージできない

複数人で動く場合、情報の共有は本当に重要です。その情報ひとつで大きくビジネスが動くことだってあります。それを怠れば当然、大変なことになりますよね？　でもそれをイメージできない人は非常に多いです。なので、重要性を伝えるだけでなく、怠った場合に起こることなど社内で起こった実例を通して話をしてあげてください。そうすれば、しないと大変なことになるんだと意識することができるようになります。

 

上司に話かけずらい

これは結構多いかもしれませんね（笑）部下と上司との信頼関係がなければ積極的に話なんてしませんよね？　または話しかける度に怒られるような人なら、近寄りたくないですよね？　仕事以外の話を積極的にするなどして信頼関係を作ってみてくださいね。

 

ルールがない

どのタイミングでやればいいのかを数字で明確にすることができないのであれば、徹底することなんてできません。

なので、○○が起きた場合は報告、○時に報告会をするなどのルール決めをしてあげてくださいね。

 

一人で悩む方が楽だと思っている

相談することができない人は、一人で悩むことを素晴らしい、一人の方が楽だと思っている可能性があります。当然ですが、そんなことはありません。一人でやったところで、できないことはできないですし、できることも時間がかかります。

 

一人で悩まずに、やった方が楽ですし、いいアイデアもでます。だからこそ、人を存分に頼っていきましょう。

 

これらがうまくできない人の原因です。

そして、その人にはいろんなタイプがあります。そのタイプに分類して解決策を考えていきましょう。

 

報連相がうまくできない人が言われがちな9つのフレーズ

そして、うまくできない人がどのタイプに当てはまるのかを考えるために、あなたが部下ならどのフレーズをよく言われるか、またはあなたが上司なら部下にどんなフレーズを言ってしまうかを考えてみてください。

1. 「あの件どうなった？」
2. 「それは何の話だっけ？」
3. 「だったらもっと早く言ってくれればいいのに」
4. 「そんな話、俺は聞いていない」
5. 「言葉が足りない」
6. 「あなたはどう思う？」
7. 「結局、何が言いたいの？」
8. 「で、どうしたいの？」
9. 「そんな細かいことを言われてもわからない」

 

いかがでしょうか？　このどれに当てはまりましたか？

どのフレーズに当てはまるかによって、あなたの改善策を考えるきっかけになります。

 

①②③→タイミングが悪い

④⑤⑥→もれがある

⑦⑧⑨→わかりにくい

 

という問題があるのです。なので、これらを解決するために方法をお伝えしていきます。

 

タイミングが悪い人が意識すべきこと

タイミングが悪い人に教えるべきなのは、明確なルールです。例えばこんなルールです。

1. 指示を受けた仕事が終わったときに結果を報告する
2. 指示を受けた仕事が納期通りに終わりそうにないと分かったときに報告する
3. 数日間、数週間にわたる仕事は、節目で途中経過を報告する
4. トラブルが発生したときは、すぐ報告する

 

重要なのは、指示のなかで判断基準となる時間を指定してあげることです。明確なルールを教えてあげてください。

 

もれがある人が意識すべきこと

もれがある人が意識すべきなのは、５W１Hです。

• 誰が、誰と（Who）
• いつ（When）
• どこで、どこへ（Where）
• 何を（What）
• なぜ（Why）
• どのように（How）

 

仕事でいうとこういうことです。

• その仕事の主体、目的の人物、関係者など
• その仕事を実施した日時、実施期間、仕事の納期など
• その仕事を実施した場所、目的地など
• その仕事の目的、具体的な内容、対象となる物品など
• その仕事を実施する理由、背景、必要性など
• 仕事の実施方法、手順など

 

これを明確にして、できるように意識してくださいね。

 

わかりにくいと言われる人が意識すべきこと

次はわかりにくいと言われる人は、困ったことと、問題をわけて考えてみてください。

起きている問題と、自分が困っていることの2つが混ざってしまうと、どうしてもわかりにくくなってしまいます。

 

なので、

○○という状況です。（問題）

なので○○ということで業務が止まっています（困ったこと）

 

という情報に分けて話をしてみてくださいね。

 

まとめ

ここまでポイントをまとめましたが、これらが出来ていないのは部下のせいではありません。結局のところ、原因は部下がうまくできないことに対する的確な報連相の指導をすることができない上司の責任です。

 

あいつはできないからと見捨てずに、○○という原因があるから、こういう教え方をしなければいけないという話をしてあげてください。

 

これができるだけで組織できることの幅は大きく広がりますので、ぜひマスターしてくださいね。

 

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