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「時間がない」はただの言い訳!?仕事を効率化して時間を作る8つの方法

 2019/06/27 自己啓発
この記事は約 16 分で読めます。

 

もっと時間があればいいのになぁ、、、

 

誰もが少なからず一度は思ったことが
あるのではないでしょうか?

 

私も社会人になってからは
常々思ったりもするのですが、

 

時間がない!と嘆いていても
残念ながら何も変わることはありません。

自分でどうにかするしかないのです。

 

とはいっても、どうすれば余裕を生み出す
ことができるのかお困りの方もいると思います。

 

そこで今回は、
「時間がない」はただの言い訳!?仕事を効率化して時間を作る8つの方法

というテーマでお伝えしていこうと思います。

 

 

「時間がない!」という人の6つの特徴

 

 

職場で次々に仕事が降ってきて、「時間がないっ!」と焦ってしまったり、
やるべきことがたまり、「どうしよう、、、」とため息ばかりこぼしていませんか?

 

もし自分に心当たりがあれば、ある6つの特徴に
当てはまっているかもしれません。

 

では、どんな6つの特徴があるのか、実際に見ていきましょう。

 

 

時間の感覚を掴めていない

 

この間にどれぐらいのことをできるのか、
自分の容量を分かっていない人がいます。
私もそうなのですが、、、(笑)

 

例えば、今の技量でならブログを1記事書くのに5時間はかかってしまうところ、
感覚を掴めていない人は「このテーマのブログなら2時間で書ける」と
思ってしまうのです。

 

すると、もちろんですがその間には完成できないことになり、
「時間がない!」と言い訳してしまうのです。

 

 

優先順位を把握していない

 

次に優先順位です。

 

「時間がない!」という人は、
ものごとの優先順位を付けるのも苦手だそうです。

 

例えばある日に、締め切りがそれぞれ本日と明日と2日後の仕事を受けたとします。
締め切りを考えると、本日の分から手を付けることが最善だと思いますが、
優先順位がつけられない人は明日と2日後の分から手を付けてしまったりするのです。

 

まず何からやればいいのか分かっていなければ、
優先順位の低いものから始めてしまい、焦る結果になってしまうのです。

 

 

スケジュールを詰めすぎている

 

あれもやらないと、これもやらないと、という状況から
パンパンに予定を組む人は、当然時間もなくなります。

 

仕事では、急な要件も入ってくる場合があるので
もとからスケジュールを詰めすぎていては、
キャパオーバーになるのも無理はありません。

 

また休息の時間も限られてしまい、
心身ともに疲弊してしまいます。

 

 

残業することが多い

 

仕事をする時間が長ければ、当然プライベートのときは無くなります。

 

業務内で仕事が終わらず、長時間の残業が続いてしまう場合は
心身ともに疲れ切る上にゆとりもない状態になってしまいます。

 

 

予定を立てるのが苦手

 

前述した時間の感覚を掴めていないと
優先順位を把握していないにも関わってきますが、
予定を立てるのが苦手だと時間を有効に使うことができません。

 

特に仕事をする上では、効率的に業務を行うことが大切ですが、
予定を立てず業務を行うと無駄が生まれ、その分時間がなくなってしまいます。

 

 

モチベーションが低い

 

仕事や課題、目標に対するモチベーションが低いと
時間が足りなくなってしまいます。

 

モチベーションはやる気、意欲という意味がですが、
やる気、意欲が低ければもちろん集中力も下がり、合わせて作業効率も下がってしまいます。
その結果、予想以上に時間を消費してしまいます。

 

そして最終的に焦ってしまう状態になってしまうのです。

 

 

反対に時間に余裕がある人の5つの特徴

 

 

いつも「時間がない!」とばかり言って焦っている人がいる一方で、
常に余裕があり、落ち着いている人もいます。

 

では、そんな人たちには、はたしてどのような特徴があるのでしょうか。

 

 

無駄な時間は使わない

 

これは、大前提なことかもしれませんが大切なことです。

 

余裕のある人は、これを意識しています。

 

時間は誰か特別に与えられているわけではなく、
みんな平等ですので、自分が必要なことだけに使い、
効率的に過ごせるようにしています。

 

 

自己管理能力が優れている

 

時間に余裕がある人は、自己管理能力が優れています。

 

自分がどれくらいの量をどれくらいの時間でできるのか
ある程度把握しているため、むやみに予定を入れず、
自分に適したスケジュールを立てることができるんですよね。

 

また、健康面でも管理できるので体調に気を配り、
常に自分の体を万全の状態にしておくことができるのです。

 

 

仕事とプライベートがはっきりしている

 

仕事とプライベートのオンとオフがはっきりしていると
時間を効率的に使うことができます。

 

やるべき仕事は集中して取り組み、
それ以外のときには休むということを意識すれば、
自然と余裕が出てくるようになります。

 

だらだらと区切りをつけずに過ごしていると生産性も下がり、
無駄な時を過ごしてしまいがちになってしまうので
メリハリをつけることがすごく大切なのです。

 

 

適度なリフレッシュをしている

 

毎日仕事のことだけを考えていると疲れて
気分も沈んでしまいます。

 

心身ともに疲弊してしまうと
時間も有効的に使えなくなってしまうんですよね。

 

なので、外に遊びに行ったり、
趣味のひとときを持つことによって気分転換することが必要です。

 

適度なリフレッシュをすることで心にもゆとりが生まれ、
時間感覚にも余裕が生まれるわけです。

 

 

時間における3つの特徴

 

 

まず、当たり前かもしれませんが、
時間には以下の3つの特徴があることを再認識してください。

  • 止まらない
  • 戻らない
  • 増えない

 

また、みな平等に与えられています。
にもかかわらず、「時間がない!」という人が存在します。

 

そんな人たちは他の人と比べて一体、何が違うのでしょうか?

 

それは、先ほどあげた3つの特徴を意識せずに過ごしているからだと思います。
当たり前のことだからこそ、意識して過ごす人と意識せず過ごす人では、
時間の使い方がすごく大きく変わってくるんですよね。

 

例えば、仕事中に「少しくらいならいいか、、、」とスマホを見たり、
休日に特に目当てでもないテレビをだらだら観てしまったり、、、

 

貴重な時間をどうでもいいことに使ってしまい、
本来やるべきことから遠ざかっていると、どうしても足りなくなってしまします。

 

 

「時間がない」を言い訳にしてしまう理由

 

これを使って言い訳にしてしまう人も中にはいますが、
そもそもなぜ、言い訳に使ってしまうのでしょうか。

 

それは、時間のせいにしてしまえば、
自分には非がなかったようにできると考えるからです。

 

時は常に過ぎていくものなので、「時間がなかった」と言えば、
どうしようもないことのような気がしてしまうんですよね。

 

また相手に対して、嫌われたくない、失望させたくないという思いが
自分には非がないですという責任転嫁を起こしているのです。

 

しかし、あまり言い訳をしすぎると逆に相手の信用を失ってしまう
可能性があるので気を付けましょう。

 

 

時間に余裕を持つための方法

 

 

常に時間がない日々を過ごしていると、
心身ともに疲弊してしまい、仕事面でもプライベート面でも
すべてにおいて悪影響が出てしまいます。

 

では、余裕を持つにはどうすれば
いいのでしょうか。

 

そこで、その方法について
ご紹介していきたいと思います。

 

 

スケジュールを立てる習慣をつけるようにする

 

スケジュールを立てるということはとても大切です。

 

もしスケジュールを立てずに実践してしまうと、
余計な工程を踏むことになってしまい、
無駄な時間が発生してしまいます。

 

少しでも無駄をなくして、
効率的に余裕を持って時間を活用するためには、
事前のスケジュール立てが必要なんですよね。

 

私も休日の日には、ざっといつ何をやるのか
頭の中で思い浮かべて過ごしています。

 

もちろん予定通りにいかないときもありますが、
基本、「何をやろうかな」という考える時間がなくなり、
自分のやりたいことをすぐにできています。

 

このように仕事だけでなく、プライベートでも
事前にスケジュールを立てておくと、自然に余裕が生まれて
時間を効率的に使うことができます。

 

 

ものごとに優先順位をつける

 

スケジュールを立てると同時に、
ものごとに優先順位をつけてみましょう。

 

1日24時間というように、限られている中で
自分のやりたいことをすべてやろうと思うと、
どうしても限界があります。

 

私もやりたいことは山ほどあるのですが、
それに対して時間が少ない、、、

と嘆いていることもありました。

 

ですが、それではいつまでたっても
解決しません。

 

やりたいことを全て行うのは、
無理なのです。

 

ただ、それでも時間に余裕を持つには、
やりたいことに優先順位をつけ、
その順位が高いものからやっていきましょう。

 

優先順位の低いものは後回しにしてもいい、
後日になってもいいと思えば、
常に余裕が生まれるようになります。

 

 

早寝早起きをする

 

朝は、集中力が最も高まる時と言われています。

朝を効率的に活用することができれば、
生産性も上がり、無駄な時間はなくなっていくのです。

 

私も社会人になってから夜更かししがちになってしまいましたが、
朝早く起きたほうが1日が長く感じ、得した気分になります。

 

飲み会やネットサーフィンなど、夜更かしのもとは
いたるところにありますが、

 

そこはぐっと我慢して、まずは朝の時間を確保するためにも
早寝早起きを習慣化することがおすすめです。

 

 

時間の無駄を減らし、業務を効率化する

 

 

では、次に実際に時間の無駄を減らして業務を効率化するポイントを
ご紹介していきます。

 

気軽にできることなので、ぜひ参考にしてみてください。

 

 

時間の組み立て方を見直す

 

業務を効率化するためにはまず、時間の組み立てを行う必要があります。

 

朝、仕事前にその日1日の予定を時間単位で組み立てます。
10:00~10:30に書類整理、11:00~12:00に会議など、
仕事の予定を組み立てておきます。

 

そして、一日の終わりに朝組み立てた予定と比較し、どうだったのかを見直します。
これを毎日行うことで、自分がどのように一日の時間を使っているか客観的に
見ることができるようになります。

 

客観的に見ることができれば、
「この作業はこの時間にしたほうがはかどる」
「この時間帯は電話が入りやすいので重要度が高い仕事は控える」
というように効率のいいやり方が分かり、無駄がない予定を
組み立てられるようになるんですよね。

 

なのでまずは、現状の自分の時間の使い方を把握し、
予定を組み立てることをやってみるといいです。

 

 

余裕を持った予定を組む

 

先ほどの予定の組み立て方の補足になりますが、
余裕を持ったスケジュールを心がけるといいです。

 

特に仕事というのは、予想以上に長引いてしまったり、
急に仕事が入ってきたりして、予定した時間に終わらないものです。

 

働いている方であれば、分かりますよね(笑)

 

「何時で完了するはずだったのに、別件の対応で全然できなかった、、、」
「お客さんの対応をずっとしていたら、こんな時間になってしまった、、、」

 

私ももちろん経験ありますが、
このような状態になってしまうと焦りや不安で
余計悪影響が出ることになります。

 

それを防ぐためにも、1日の予定を立てるときはあれもこれもと詰め込みすぎず、
急に別の仕事が入ることも想定して、余裕を持つようにしましょう。

 

もし、別の仕事が入ってこなかったとしても
その分、早く終わらせることができ、さらに余裕が生まれます。

 

 

決めた時間以降に仕事をしない

 

あらかじめ仕事に取り掛かる前に
自分は何時まで仕事をして、それ以降はやらない。

と決めておくと、生産性は上がります。

 

理由としては、夜は時間の終わりが見えないからです。

 

夜は、時間がたくさんあるという感覚にとらわれるため、
ダラダラと残った仕事してしまいがちになります。

その上、夜は集中力や判断力が低下するので
生産性は悪くなるばかりなんですよね。

 

私も経験あるのですが、残業などで夜遅くまで仕事をしていると
もちろん集中力は低くなり、気が散りやすくなります。
その結果、すぐにYouTubeを見て休憩したり、携帯を見たりと
している間に時がどんどん過ぎてしまいました。

 

ここまで効率が悪くなるのであれば、自分で時間を決めてそこで区切り、
いっそのこと寝て朝頭がスッキリしているときにやったほうが効率は
良くなります。

 

 

保管場所を決めておく

 

仕事中の何かを探しているときが無駄な時間となってしまいます。

例えば、目的の書類が見つからず引き出しをゴソゴソ探したり、
会社の備品を探すのにあちこちのデスクを回ったりと
探すことに時間を消費してしまうということです。

 

非常にもったいないですよね、、、

 

そんな時間があれば、1つの仕事を終わらせることだって
できたかもしれません。

 

さらに私自身も実感しているのですが、
探す行為ってすごく疲れるんですよね、、、

 

なので探した結果、目当てのものが見つかったとしても
疲れてしまい、そのあとの仕事の生産性が下がってしまいます。

 

それでは、効率が悪い上にどんどんそのあとにも影響が出てしまう。

 

そんなことにならず、時間を効率よく使うためには
どうするかと言いますと、

 

書類の場合は、

・よく使うもの
・たまに使うもの
・使わないもの

など、それぞれに分けます。

 

そして、それらを使用する場合のシチュエーションを想像して
保管する場所を決めましょう。

 

例えば、よく使うものはデスク上のファイルの中、
たまに使うものは引き出しの手前、滅多に使わないものは引き出しの奥というように
保管する場所を使う頻度によって決めておくとスムーズにできます。

 

よく手に持ったものをどこに置けばいいか分からないと、
とりあえずその辺に置いてしまうことがあると思いますが、
そうしてしまうと、必要になった際に探すだけで大きな時間を消費しかねません。

 

時を有効的に使うためにも、あらかじめどこに保管するかを決めて
そこに置くことを習慣づければ、探したり戻したりする時間を最短化することができます。

 

 

空き時間を有効に使う

 

日々過ごしている中で、空き時間というものができると思います。
これも無駄なく使うことで、効率化することができます。

 

通勤に電車を使う方は乗っている間、空きが出来ますし
勤務中でも、打ち合わせが巻いたときに次のアポイントまで少し間があるなど、
空きができることがありますよね。

 

その際、多くの人は
「時間があるなぁ、何をしよう、、、」と考えますが、

 

そう考えているうちに時が過ぎてしまい、
せっかくの空き時間を無駄にしてしまいがちです。

 

それを防ぐためにも、あらかじめ空きができたらやることを
リストアップしておくといいでしょう。

 

リストアップの際には、それをすることにかかる時間も書き添えておくと、
例えば、15分あればリストアップしたものを見て、
「15分あるなら、これができる」とすぐに取り掛かることができます。

 

 

 

まとめ

 

「時間がない」はただの言い訳!?仕事を効率化して時間を作る8つの方法
というテーマでお伝えしましたが、いかがだったでしょうか?

 

仕事でもプライベートでもどんなときでも
時間というのは常についてまわります。

 

なので、有効的に使うことができれば、
すべてがガラリと変わるはずです。

 

時間がないというのは、
ときに心身ともに悪影響を及ぼしかねないので、
今回ご紹介した方法を実践して
自分で時間を作ってみてください。

 

そうすれば、いつしか余裕が生まれて、
思い通りに時間を使うことができるように
なるでしょう。

 

 

追伸:

時間を作ることができるようになれば
何かをやる余裕はできてきますが、
今度は管理が必要になります。

 

管理が出来なければ
意味ないですからね。

 

そこで仕事における時間管理のコツと
うまい人がやっている方法も
合わせてご覧ください。

https://bit.ly/2HHok7a

 

 


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