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作業スピードが遅い人の特徴と仕事の要領をよくする方法

 2018/09/17 人材育成
この記事は約 16 分で読めます。

こんにちは、磯辺です。

 

『やる気はあるのに、結果が出ないし
作業スピードがかなり遅い。』

 

 

実は、最近までこんな悩みがありました。

ちなみに入社して3ヶ月くらいまではブログを
書き終わるのに2日間かかっていました、、、

他の皆さんは1日で、
早い方は3~5時間で仕上げられます。

 

さすがにこの差にかなり萎えて、、、(笑)

調べに調べて今は
なんとか1日で1記事は書けるようになってきました。
文字量によりますが、、、(笑)

 

このように、作業のスピードが遅いことで
悩んでいる方はいませんか?

 

実は、要領が悪くなってしまう方には同じ特徴が
あります。

 

それは、作業に ”無駄” が多いこと。

当然、無駄があるということは
その分スピードは落ちてしまいますよね。

 

その原因は何か、改善方法は何か
この記事で明らかにしていきたいと思います。

 

今回は、作業スピードが遅い人の特徴から原因を導き、
そこから仕事の要領をよくする方法について
お話していきます。

 

私が実際に使っている方法もございますので
参考にしていただけたら幸いです。

 

それでは、
よろしくお願いいたします!

 

要領をよくするメリット

作業スピードが遅い人の特徴はこうだから
こうやって改善していきましょう!
とお話していく前に、なぜ要領をよくするといいのか
お話させていただきたいなと思います。

これからお話する内容が頭に入ってきやすい
と思うので、ぜひ読んでおいてくださいね。

要領が悪くて悩んでいる方は、ここからしっかり
理解を深めておいてほしいなと思います。

 

要領をよくするメリットは、、、
・昇進が期待できる
・仕事を任せてもらえる
・自由な時間を作れる

この3つです。

 

もう少し詳しくお話していきますね!

 

昇進が期待できる

 

 

 

 

 

 

仕事をして会社勤めをしているあなたなら分かると
思いますが、組織の中でどんどん出世していくのは、
『仕事ができる人』です。

憧れますよね(笑)

 

ですが、そうやって出世していくために必要なのは
結果を出すことはもちろん、結果を出すまでにかかる
スピードも重要なのです。

どれだけ質が良くて見やすい資料を作ったとしても
会議に間に合わなければ、その資料を作った意味が
無くなってしまいますし、
「この人は仕事が遅いんだな」と思われて社内の
評価が下がってしまいます。

逆に「仕事が早い」と思ってもらうことができれば
評価を上がることが可能なのです。

 

それに、作業のスピードを上げることができれば
短い時間で仕事を終わらせることができます。
業務を効率良く回せることができることにも
繋がりますので、突然迷い込んできたタスクも
対応できますよね。

上司だけではなく、後輩の仕事にも対応できるので
結果的に社内の評価を上げることができるのです。

 

仕事を任せてもらえる

 

 

 

 

 

 

仕事を早く終わらせることができる人ほど
信頼されます。

 

できる人というのは、まず取り組む前に計画を立ててから
業務に取り掛かるので、締め切りがあったとしても
その設定された期限までにタスクを完了させます。

 

私が思うに、学生時代にテストやらなんやらありましたが
その時に課題というのは絶対に出ますよね。

その課題を遅れずに、誰かに見せてもらうこともせずに
終わらせることができた人が仕事ができる人だと思います。

 

期限に間に合わせることができますから、もちろん
頼りにしてもらえるわけです。
安心してタスクを任せることができますからね。

もし、「あなたがもっと仕事を任せてもらいたい!」
と思っているのなら、こういった姿は目指していきたい
のではないでしょうか?

 

自由な時間を作れる

 

 

 

 

 

 

作業スピードが上がるとき帰宅できる時間が
早くなりますよね。

早くなればもちろん自分の時間を多くとることができます。
そしてその分プライベートを充実させることができるのです。

空いた時間を趣味のために使ったり
仕事の勉強のために使えたり、資格を取るために使ったり
ますます成長できるのです。

 

ですが、早く終わることができることで
他の仕事を多く振られることがあるでしょう。

こなせばこなすほど、あなたの知識や教養になりますが
あなたのタスクにも影響が出てしまうかもしれません。

仕事を受けおったばっかりに自分の業務に影響が出てきて
しまうということです。

できればできるほど上司に感謝されると思いますが、
自分の業務に影響が出てしまえば意味ないですよね。

 

もしできないと判断した場合は
「〇〇の期限が今日までなので対応できません」。
とはっきり言いましょう。

 

こんなことが言えるのも
作業効率が良い人だけです。
あなたも言えるように頑張っていきましょう!

 

作業スピードが遅い人の特徴

それでは、要領をよくする方法に触れていく前に
作業スピードが遅くなってしまう方の特徴から
原因を探っていこうと思います。

あなたに合った解決法が見つかるように
まずはここをおさえておきましょう。

 

作業スピードが遅い方の特徴は以下の通りです⇓
・時間の配分が下手
・仕事が無駄に丁寧
・デスク周りがぐちゃぐちゃ
・アウトプットをしない

 

あなたに当てはまりそうな特徴はありますか?

あったのなら、しっかり自分と向き合い
理解を深めていただきたいなと思います。

それでは、もう少し詳しく説明していきます。

 

時間の配分が下手

 

 

 

 

 

 

時間の配分が下手だというのも、
・中途半端にして他の業務に手を付ける
・優先順位が分かっていない
・面倒な仕事を後回しにする
・時間の区切りを決めていない

このような特徴があげられます。

 

効率が悪い人というのは、全体を見渡そうとせず
とにかく来た業務を来た順番に片付けようとします。
順番に執着をして一生懸命働くことが仕事だと。

 

確かに順番を守ることは、人間の秩序的に重要な時は
あります。
例えば、
・電車の待ち時間
・人気店での順番待ち
・レジの支払い待ち

こういった、待ちのタイミングや
並ばなければいけない時に
順番を無視してしまっては、
嫌な目で見られてしまいます。

 

ですが、柔軟な行動が必要で
度々優先順位が変わることが当たり前な
ビジネスの世界でそんなものは通用しません。

 

そして、時間をかけないように頑張ってマルチタスクで
物事を進めていこうという方もいらっしゃいますが、
正直、聖徳太子でもできないと思います。

複数のことを同時に進めていくといことは、
違うことを同時に考えなければいけないということです。
考えようとすればその分、1つ1つの作業の質は落ちます。

極端な話ですが、話を同時に処理することができても
同時に返事をすることは物理的にできないですよね。

できるなら、どこぞの腹話術師や!
ってなってしまいます。

 

1つの仕事に執着し、
確実に終わらせていくべきです。

 

仕事が無駄に丁寧

 

 

 

 

 

 

1つの仕事に執着し、
確実に終わらせていくべきだと話しておいて
いきなり矛盾してしまいますね(笑)

考えてみると確かに丁寧に仕事をすることって
全くもって悪いことではないですよね。

早く作業ができたとしても
質が悪ければまたやり直さなくてはいけなくなって
余計手間になってしまったり、
誤字や脱字が多くなってしまったり
ちょっとしたミスが多くなってしまったり、、、

多分ですが、これらを避けるために丁寧に
タスクの処理をしているのだと思います。

 

悪いことではありません。
ですが、時には省略しなくてはいけないこと
手を抜いたほうが良いことが存在します。

・何度も確認をしている
・資料のコピペができるところなのに地道に作ってしまう
・なんでも手書きで業務に取り組む
・正確に仕事をしすぎて融通が利かない

何回もお話していますが
丁寧さより、時間を求められることもあります。
臨機応変に業務に取り組むことも仕事のうち。

そのことをお忘れなきよう。

 

デスク周りがぐちゃぐちゃ

 

 

 

 

 

 

これが当てはまる方って
意外と多そうな気がします(笑)

机の上が汚い方は大概、、、
というか大体片付けが苦手なのかなと思います。

片付けることが苦手だから
デスク周りがどんどん汚くなってしまって
しまって置いたはずの書類がどこかにいってしまう。

 

「書類見つからん!!」
が固定用語になっていませんか?

 

でもこのものを探している時間が非常に
もったいないと思うんです。

探している間に
メールの返信だってできると思いますし
資料の作成だって5分程あれば
100文字以上打ち込める人がいます。

 

たまに漫画を書くことがあるのですが、
どうしてもアナログ原稿の方って机の上が
とっ散らかってしまうんです。

そのとっ散らかった机の上で物を探している間に
作業が早い人は、
トーン(影をつけるシートみたいなもの)を一部分
貼り終えてしまいます。

 

物の位置を固定し、すぐに取り出すことができるように
になっていれば作業は滞ることはありません。

ビジネスの世界の1秒、1分はかけがえのない
時間なのです。

 

アウトプットをしない

 

 

 

 

 

 

作業が遅い人は、アウトプットをしないという傾向
があります。

もちろん、あなたの「こうなりたい!」や
「こうなるにはどうしたら良いの?」
「もっとこれについて知りたい」を調べたり
本を読んで学んだりして成果を出そうとする
姿勢はいいことだと思います。

ですが、いくら知識をつけたところで
それを実践しなければあなたの力にはなりません。

 

よくスポーツ選手が、相手選手の分析をして
その対策のために分析したことを練習する
のは頭で理解しながら体で行動を起こさせる
一連の動きを自身に染みつけるためです。

 

スピードが遅く、要領が悪い人は
インプットだけで満足してしまっている傾向にあります。

 

要領をよくする方法

作業スピードが遅い人の特徴を挙げつつ
あなたの要領が悪くなってしまう原因を
お話ししてきました。

その原因は
・マルチタスクをしている
・要らないところで対寧になる
・デスクが汚い
・実践しない

ことでした。

 

これらを改善することで、
あなたの作業スピードは速くなります。

 

ここからは、その改善方法についてお話して
いきます。

 

あなたが理解できるよう
なるべく分かりやすく書いていきますね。

もう少しお付き合いくださいね!

 

To Doリストを作る

 

 

 

 

 

 

これは、とりあえずその日にやることを全て紙に書き出して
それを何時までに片付けるのか書いておくだけです。

手帳に丁寧に書いて見やすいように管理している方を
見かけますが、私はとにかく綺麗に書くことが苦手なので(笑)
無印良品さんに売っている
『短冊型メモ チェックリスト』を愛用しています。

すでに家にはストックが2つあります(笑)

このチェックリストに
今日やることと時間を優先順位が高い順に上から書いています。

 

また、ブログを書くときに使っているのですが
Googleスプレッドシートもかなり便利です。

最近できたのか分からないのですが
チェックボックスを挿入できる機能があります。

これを利用して、、、

 

 

 

 

 

 

 

 

これは、ブログの見出しを書きだしたものなのです。
終わるごとにチェックを入れていくだけなので簡単です。

 

To Doリストってよく聞きますし、
実際どうなんだろう?
と思っている方がいらっしゃるかもしれませんが、
これってかなり有効的なんです。

やるべきことが目に見えて分かりますし
何時までに何をするべきか期限を決めるので
その時間までにタスクを完了しようと努めます。

一番のメリットはやはり
”目に見えてタスクが完了した”と分かること。

達成感があるので、早く終わらせてやろう!という
気持ちになります。

 

完璧を目指さない

 

 

 

 

 

 

先ほども言ったように、質の高さを求めることは重要です。
ですが、スピードだけを求めてしまうと
質が悪くなってまたやり直さなくてはいけなくなります。
さらに誤字や脱字が多くなってしまったり
ちょっとしたミスが多くなってしまって
手間が増えてしまいます。

 

「どうすればいいの!?」ってお思いかもしれませんが
安心してください。

 

まずは、スピードにこだわりすぎないこと。
速さより『ミスをしないこと』を徹底しましょう。

 

どれだけ早く進めれらたとしても、ミスが多くなるのであれば
まずは慌てずに正確に作業をおこないましょう。

急ごう急ごうとするほどミスが増えてしまいます。
その原因を回避していくことで
結果的にミスが無くなり早く仕事を終えることに
繋がります。

 

ですが、「丁寧に綺麗に完璧に」を徹底してしまうと
細部ばかりに目がいってしまって
「もっとこうしたい」
「もっとここを完璧にしたい」って
変にこだわりが生まれてきてしまいますよね。

 

漫画を描いているとお話しましたがその気持ちは
よく分かります(笑)
描けば描くほど「もっとこうしたい」が
生まれてきて締め切りぎりぎりになることが
よくあります(笑)

 

もちろんクオリティを意識すべきですが
満点を目指すわけではなく、
合格ラインを目指しましょう。

つまり100点満点ではなく
80点の合格ラインを目指そうということ。

 

時間内でできるあなたの”精一杯”を尽くすように
しましょう。

 

とりあえずデスクを綺麗に!

 

 

 

 

 

”できる人”の身の周りは、いつ見ても綺麗です。
作業中であっても、帰った後でも。

デスクは、ファイルごとに名前を付けて
何のファイルなのか見て分かりますし
タグをつけて引き出しやすくなっています。

普段使わないような、ハサミ、修正テープなどの文房具や
あまり開かないファイルは引き出しにしまってありますし
見ていて不快になるようなデスクではありません。

デスクの上だけでなく、
PCのデスクトップのフォルダーも名前別に整頓してあり
何がどこにあるのか瞬時に把握できるようになっています。

なので、必要な資料やフォルダーをすぐに
見つけることができるのです。

 

確かに、容量が良い上司、先輩、同僚の
デスクはいつ見ても綺麗です。
あなたの会社でもそうなのではないでしょうか?

 

 

あなたもそうなれるよう
まずは簡単なことからしていきましょう。

・資料のファイリング
・ファイルに名前の記載
・PCフォルダー内の整理
・引き出しの整頓
・付箋の整理

などなど、、、

 

あなたがパッと見たときに
何がどこにあるのか分かるように
デスク周辺は常に綺麗にしておきましょう。

 

実践してみる

 

 

 

 

 

 

 

ただ、インプットをしただけでは知識になりません。

もしあなたが、悩みを調べたり
業務について勉強するために本を読んで、
インターネットで調べていて、
それで終わってしまっているのであれば
すぐにでもアウトプットをするべきです。

 

しかし、アウトプットする方法を知っていれば
もうすでに行動に出していますよね。

なのでここでは簡単に
インプットしたことをアウトプットするコツを
お話していきます。

 

コツとしては、たった1つ考えていただくだけです。

それは、インプットした内容を達成するには
『何をするべきなのか』
目的を明確にすることです。

 

例えば、「絵がうまくなりたい!!」
と思って絵がうまくなる方法を調べて
インプットしたとします。

方法を調べると
『好きな作家さんの絵を模写すること』
と書いてありました。

 

ここまでではインプットをしただけです。

 

アウトプットをするには、
『好きな作家さんの絵を1日1回寝る前に模写する』
と絵が上手くなるために何をするのか
目的を明確にし、実践してみるのです。

 

さらにコツとしては、
インプットしたことを

・何日に
・何回
・いつ
・どこで

行うのかを決めておくことで
行動がイメージされ実践しやすくなります。

 

目的を明確にしないまま行動に移すと
目的からずれてしまうことと
変に行動が増えてしまうことにつながってしまいます。

イメージを作り
アウトプットしやすい環境を作りましょう。

上司から教わったことに目的をつけて
アウトプットしてみるのもいいと思いますよ!

 

まとめ

いかがでしたか?

今回は、作業スピードが遅い人の特徴と
仕事の要領をよくする方法
というテーマでお話してきました。

 

要領をよくするには、、、
・To Doリストを作成し目に見える形にする
・合格ラインを目指す
・デスクの簡単な整理をする
・アウトプットするための目的を作り実践する

この4つです。

 

要領をよくする、
作業スピードを上げるというのは
仕事をするうえでの基礎であり、
どんなタスクを請け負った時にも重要になります。

『締め切り前に合格ラインを目指す』

この気持ちを忘れずに
業務に取り組んでいきましょう。

 

少しでもあなたの力になれば幸いです。

 

最後まで読んでいただきありがとうございました!


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