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仕事ができる人のスケジュール管理。効率アップの秘訣とは?

 2018/07/26 自己啓発
この記事は約 8 分で読めます。

こんにちは、

ニュースパイラルの髙野です。

 

突然ですが、皆さんはスケジュール管理って、得意ですか?

 

私は、、ほんとに苦手です、、(泣)

 

しかし、私の会社には時間をうまく使って、人の何倍もの仕事をしたり、仕事もしっかりやっているのに、自分のプライベートの時間もしっかり確保し、充実した毎日を送っている人たちがいるのも事実です。

 

スケジュール管理をしっかりとし、充実した日々を送っている人と、そうでない人、、 そこには一体何の違いがあるのでしょうか?

そこの違いを見つけ、しっかりとしたスケジュールが立てられれば、もっと有益な時間の使い方ができるようになるかもしれません。

 

昔の人は時は金なりと言いました。それくらい時間は大切なものですし、一流のビジネスをしようと思えば、お金のように大切にされてきた時間をあなたも大切にする術を手に入れるべきです。

なので、今回は時間ガ大切だ、しかし、どうすれヴ売いのかわからないそんな風に困っている方のお手伝いになるように、仕事ができる人のスケジュール管理。効率アップの秘訣とは?というテーマでブログを書きました。

 

スケジュール管理って難しい・・・

スケジュール管理って難しいですよね。冒頭でお話したとおり私は本当にスケジュール管理が苦手です。

 

あなたは、

 

・納期までに仕事を終えられない

・焦って仕事をして、ミスを起こす

・複数業務が重なってしまい、どれも中途半端で達成事項がない

・その日に必要なものを、その日に終わらす毎日ギリギリのタスク処理

・予定していなかった仕事が入ったときに、全く対応ができない

 

 

日常でそんなことに悩んでいませんか?もっと余裕を持って仕事したいですよね、、

 

決してサボっているわけではない。なのに納期に仕事が終わらない。

やる気が無いのではない。むしろやる気はあるのに、なぜだか、空回りしてしまう。

スケジュール管理が原因で、そんな風に悩んでいる人は意外と少なくはありません。

 

 

しかし、一方で、しっかり決められた納期に仕事を納め、人に比べて何倍ものタスクをこなしている、それなのに、自分の時間もしっかり確保し、仕事もプライベートも活き活きと両立している人。あなたの周りにいませんか?

 

時間は、誰しもに平等です。それなのに、なぜこんなにも時間の過ごし方、消費の仕方の質に差が出てしまうのか?

そこには、スケジュール管理におけるデキる人とデキない人の決定的な違いがありました。

 

では、デキる人、デキない人にはどんな違いがあるのか、次にお話していきます。

スケジュール管理がデキる人とデキない人の違い

スケジュール管理がデキる人、デキない人の違いですが、、

 

自分はいま、やるべきこととして、何を抱えているのか。これを把握している、把握していない。ここに尽きると思います。

自分は何をするべきなのかを把握していない。そんな人がスケジュール管理ができるはずがありません。

 

想像してみてください、あなたは3ヶ月後までに、飛行機を作るよう言われたとします。

しかし、飛行機を作るにはどんな工程があるのか、わかりませんよね?(飛行機の設計士の方がいたら、話は別ですが笑)

どんな工程があるのかもわからないのに、それを期限までに終わらせなければならない。

 

まず把握したいのは、飛行機を作るには、どんなことをしなければならないのか、ですよね。

 

操縦席は、なんの部品でできていて、それはどの業者に委託すればいい、座席にはどんな部品があって、取り寄せるにはどんな業者に、いつまでに頼んでと一つ一つ工程をこなしていかないといけないのです。

これはあなたの日常の仕事にも言えることで、何か新商品を開発することになったとします。となれば、チーム。この人員で、このプロジェクトをすると決まれば、まず会議、そして企画書、そして、それぞれの専門職の必要とされる作業をしていかないといけませんよね。

 

まずは、自分は何を抱えているのか。それを把握するのが、いかに大切か、お分かりいただけましたでしょうか?

自分のするべきこと、抱えている案件をしっかりと理解し、

では続いて、できる人がやっているスケジュールの管理方法についてご紹介いたします。

効率の上がるスケジュール管理の方法

いよいよ本題のスケジュール管理の方法です。

ここではスケジュール管理の方法を4つのステップでご紹介していきます。

タスクを洗い出す

まず、タスクを洗い出す。これは、先程の章でお話しました。自分が何をしなければならないかを、把握する。頭ではわかっていても、意外と取りこぼしってあるものです。

 

これだけやればOKだと思っていたのに、納期間近になって、あれがない、これがないだなんてなるとパニックですよね。

そんなことを防ぐために、To Doリストを使ったり、紙に書き出して見たり、今だとアプリを使って管理するのもいいですね。とにかくやることのリストを頭に思い浮かべるだけではなく、可視化してください。人は、どんなに重要だと思っても忘れてしまう生き物です。

 

たったさっき、何かを取りに移動して、その先で何を探していたのかわからなくなった経験、あなたは何度ありますか?(笑)

 

自分の記憶力を過信しないでください。

優先順位をつける

タスクを洗い出したら、その次に行うのは、その洗い出したタスクに優先順位をつけるということ。

やることは、わかった。でも、それぞれの重要度がわからなければ、結局どう動いていいのかわかりません。

 

納期が明らかに迫っている。そんなものは、考えるまでもなく、最重要事項として、取り組みますよね。そして、この優先順位をつけるという作業には、自分の今のスケジュールと今後のスケジュールをきちんと把握していることが必要になります。

 

所要時間を正確に把握する

次に必要なことが所要時間を正確に把握する。把握することばかりです(笑)

 

しかし、これって本当に大切なことで、きちんとそこがわかっていなければ、自分がどの仕事を今日のうちにできるのか、どこまで、この時間内にできるのかという計画を立てることができません。まさにスケジュール管理が全くできなくなってしまいます。

 

所要時間を正確に把握するには、自分が作業をするたびに時間を計る癖をつけることです。ブログは書くのに3時間かかる、だから午前中に書いてしまって、午後からは告知文章を1通30分で3通書こう、その後何をして何をして、、と所要時間はスケジュールを考える上で本当に大切な判断要素になってきます。

 

極限までシンプルに

最後に、スケジュールの管理全体に言えることですが、できるだけシンプルにするということ。例えば、仕事のスケジュール帳とプライベートのスケジュール帳を分けている人が結構いらっしゃいますが、複数のもので、スケジュール管理をするのはあまりオススメできません。なぜなら、複数のものを使って、スケジュールを管理すると、そのスケジュールを管理するものを管理することに時間を取られてしまうからです。例えば、何かの予定が一つ新しく入りそうな事があったとします。そうした場合、プライベートのスケジュール帳と、仕事用のスケジュール帳を分けていたら、そのどちらもを見て日程の調整をしなければなりません。

スケジュール管理で無駄なことを減らす、しないのも立派なスケジュール管理です。

管理のために時間を取られるなんてバカバカしいですよね。

しかし、それって結構本人は気づいていないことが多く、あなたも自覚はないけれど、もしかしたら、やってしまっているかもしれません。

 

スケジュール帳を見やすくしよう、可愛くしようと、いろんなシールやカラフルなペンを使ったりする人がいますが、正直時間の無駄です。時間の無駄をしないことも、時間管理のうまいコツです。

まとめ

今回は仕事ができる人のスケジュール管理。効率アップの秘訣とは?というテーマでお届けしましたが、いかがでしたでしょうか?

スケジュール管理をきちんとし、仕事の効率を上げるには、

 

・タスクを洗い出す

 

・優先順位をつける

 

・所要時間を正確に把握する

 

・極限までシンプルに

 

ということでした。

このブログを読んで、あなたが今以上に時間を大切にし、できるビジネスマンになれるようお祈りしております!


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