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タスク処理上手くできてますか?仕事を効率よくできる人の特徴

 2018/07/31 自己啓発
この記事は約 8 分で読めます。

こんにちは、

ニュースパイラルの髙野です。

 

あなたは仕事で日々大量のタスクと締め切りに追われ、「全然終わる気がしない」「そもそもこの量がまず終わる量ではない」そんな風に思うことはないですか?

 

日々大量のタスクと締め切りに追われ、、という表現をしましたが、私は、日々アップアップで、タスクと締め切りに追われているというよりも、もう何かをずっとずっと追いかけ続けている。そんな気分です、、(笑)

 

ですが、社内には大量のタスクを日々こなしている人もいますし、月に一度社内研修に外部の講師の方が来てくださっているのですが、タスク処理に関するいろいろなことを教えてくださるので、そちらを参考に本日はタスク処理にお困りの働く人に向けたブログを書きました。

本日のテーマは、タスク処理上手くできてますか?仕事を効率よくできる人の特徴です。

 

あなたのタスクの現状はどうですか?

あなたのタスク処理。現状はどんな感じですか?すべてのタスクが消化しきれていないのに、日々たくさんのタスクが次々と舞い込んで来る。常にマルチタスクで、同時進行。一日の終わりに、何ができたかと振り返るとき、あんなに忙しくしていたのに、仕事量の割には、片付いているものが少なくて、落胆する。疲労感に達成量が全く伴っていない。そんなことになっていませんか?

ただただ疲れただけで、何も達成できていないなんてことになれば、成功体験は全く積めないし、そんなことをずっと続けていては、気持ちが持ちませんよね。

一日のタスクが終わらず、毎日毎日残業。帰るのはいつも終電で、家でも仕事。寝て起きたらまた仕事で、大量の片付かないタスクと向き合う。そんな毎日では心も身体も疲弊して、いつか絶対に限界がきて、ダメになってしまうでしょう。

 

そこで、もっと時間があったらななんて思いますよね。私ももう少し、一日が長かったら、、 睡眠時間が少なくても動くことができれば、、と何度思ったかもうわかりません。しかし、残念なことに、どう頑張っても一日は24時間です。決められた時間内でタスクを処理している人から、タスク処理の方法を学びましょう。

できる人の効率のいいタスク処理の特徴

自分の仕事でのタスクとその処理の方法に向き合ったところで、いよいよ本題の、できる人の効率のいいタスク処理の方法をお伝えいたします。

今回は3つの、できる人特徴をお伝えいたします。

マルチタスクをしていない

まず始めにご紹介するのは、マルチタスクをしない。一般的にマルチタスクとは、効率が良さそうに感じませんか?しかし、マルチタスクをするということは、一見同時にいろんな仕事を処理しているようで、効率が良く思えますが、実は脳のスイッチを高速で切り替えているだけなんです。何かを同時にしているのではなく、たくさんの作業を細切れにしてたくさん取り掛かっているだけなのです。

 

米Entrepreneurの記事では、『SINGLE TASK』の著者デヴォラ・ザック氏はこう言っています。

「みなさんがマルチタスクと呼んでいるものは、神経科学者の言うところのタスク・スイッチングです。2つを同時に考えているのではなく、複数のタスクを短時間で行き来しているのです」

これでは、あまり効率がいいとは言えないですよね。ずっと同じ作業をしていれば、その脳を切り替える労力も時間も必要ないのです。

さらに、ザック氏は、タスク・スイッチングは生産性を40%も低下させるだけでなく、脳が収縮する原因になると指摘しているのです。短時間に高速でスイッチを切り替えようとすると「脳がオーバーロードし、脳内の灰白質が収縮する」と言っています。何も片付かないのに、脳が収縮する、、最悪ですよね(笑)

 

マルチタスクが多くのことを同時進行にこなすという意味で使われている一方、一つのことに集中して、一つひとつを着実にこなしていくタスク処理の方法をシングルタスクといいます。ザック氏の著書のタイトルにもなっていますね。仕事のできる、タスク処理の上手い人は、無意識のうちにできる限り、シングルタスクを心がけており、仕事に取り組んでいる場合が多いです。

 

ある研究によると、今、自分が取り組んでいる仕事を切り替えるために余分にかかる時間は、単純な仕事の場合だと25%かそれ以下、複雑な仕事では100%かそれ以上に必要という報告があります。例えば今私はこのブログを書いていますが、今突然、セミナーの告知メールなどを作成しだすとなれば、すごく負荷がかかってしまうということです。

 

そもそもですが、人間の脳は、ひとつのことにしか集中できないという特性を持っています。

同時に2つのことを考えることはできません。例えば数を数えながら同時に複雑な計算問題を解こうとすると、どちらかがストップしてしまいます。やってみてください。

他にも身近なことを言うと、私は、電話で友人の相談に乗りながら、家事をしたりするのがとても苦手です。友人の話を聞いていると手が止まり、手元に集中すると、どうしても友人の話が理解できなくなってしまいます。

 

そして何よりも、短い時間で、何度も何度もすることを切り替えて、考えて考えて行動をしていたら、脳が疲れてしまいます。スイッチの切り替えにたくさんのエネルギーを使い、肝心なそれぞれの仕事に使うエネルギーが残っていない、、 そんなの何をしているかもはやわかりませんよね。

 

ここで、さらにマルチタスクがよくないと説明する研究の結果を二つご紹介します。

 

ロンドン大学精神医学学科の研究チームの発表では、「メールや電話で集中力を妨げられたビジネスパーソンのIQは低下し、その数値はマリファナを吸引した時の約2倍低下している」という研究報告がされています。

さらに、スタンフォード大学での調査研究によると、マルチタスクをこなす学生は、シングルタスクをしている生徒と比べて、全ての評価基準で成績が下回ったというデータを発表しています。

 

今挙げた二つの例のように、マルチタスクはIQをも下げてしまうのです。仕事は片付かないわ、疲れるわ、IQは下がるわでいいことがないですよね、、

 

できる人は、このような害を知ってか知らずか、マルチタスクではななくシングルタスクで物事に取り組む人が非常に多いです。

タスクを可能な限り細分化している

次にご紹介する方法が、タスクを可能な限り細分化するという方法。

例えば、私なら、今ブログを書くというお仕事に取り組んでいます。

それをただ、ブログを作成するという大きなタスク一つにしてしまうのではなく、テーマを決める。タイトルを考える。見出しを決定する。まとめの部分を書き上げる、、といったようにタスクを可能な限り細分化するのです。

 

これには、一つだったタスクを何個にも分けたおかげで、たくさんのタスクを達成することができ、モチベーション向上にも繋がりますし、作業を大雑把に分けていると、かかる時間が自分でしっかりと把握できずに、自分が時間のスケジュールを立てたるするときに上手く機能するスケジュールを立てることができないといったことを減らす効果もあります。

 

こうして、タスクを細分化すると、その日の終わりに振り返るときも、何一つ終わっていないと嘆かなくてもいいでしょう。自分はこんなに仕事をこなしたんだそんな風に実感することができれば、自信にも繋がりますよね。

手帳を活用している

そして、最後にご紹介する方法が、手帳を活用するというもの。私の会社でも思いますが、紙の手帳を使っている人ってあまり多くないと思います。スケジュール管理用にたくさんのアプリが存在します。たくさん便利な機能のあるアプリもありますので、ケータイと別に、手帳を独立させ、持ち歩くということを、煩わしく感じる人もいると思います。しかし、できるビジネスマンの多くは紙の手帳を持ち、タスクやスケジュールを管理している人が多いです。

 

紙媒体の手帳、そこに自分のタスクを書き込むのです。仕事が早かったり、タスクの処理が上手いなと思う人ほど、いち早く業務に取かかるのではなく、計画に時間をかけ、そこがしっかりとできたら、業務に取かかるという方法をとっています。

 

書くことで、タスクをきちんと整理し、書いているうちに、今日一日どんな風に仕事をしていくのかをシミュレーションをしているのです。

 

まとめ

今回はタスク処理上手くできてますか?仕事を効率よくできる人の特徴というテーマでブログを書きましたが、いかがだったでしょうか?

 

タスク処理を効率よく行うためには、

 

・マルチタスクをしない

 

・タスクをできるだけ細分化する

 

・手帳を活用する

 

という方法をご紹介しました。

 

今回は多くのタスクと向き合い、それを処理している人の姿から、タスク処理の方法を学びました。あなたも今回ここでご紹介した方法で日々のタスクを次々と倒していってくださいね!

みなさんがタスクに追われる日々を脱却することを祈っております!

では、またお会いしましょう~


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